Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Kilven Kuoroyhdistys r.y.
Yhdistetty rekisteri- ja tietosuojaseloste
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä: 22.05.2018
1. Rekisterinpitäjä
Kilven Kuoroyhdistys r.y.,
c/o Elina Rantanen
Pannipolku 3 A
00430 HELSINKI
sähköposti: sihteeri@kilvenkuoro.fi
www: kilvenkuoro.fi
y-tunnus: 0892116-2
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Larissa Ratschinsky-Virtanen, sihteeri
sähköposti: sihteeri@kilvenkuoro.fi
3. Rekisterin nimi
3.1 Jäsenrekisteri
3.2 Läsnäolorekisteri
3.3 Palkkahallinnon rekisteri
3.4 Ostolaskujen henkilörekisteri
3.5 Markkinointirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä jäsenistä yhdistyslain vaatimat henkilötiedot ja muut toimintaa varten tarpeelliset tiedot (jäsenasioiden hoito, tiedotus ja laskutus).
Läsnäolorekisterillä seurataan läsnäolokausia Kilven Kuorossa.
Palkkarekisteriä ylläpidetään Fivaldi-ohjelmistossa palkkojen maksaminen vuoksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Ostolaskujen henkilörekisteriin kootaan yhdistyksen maksuliikennettä varten tarvittavat tiedot.
Markkinointirekisteriin kootaan yhteystietoja kuoron tapahtumien kohdistettua markkinointia varten.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin merkitään seuraavat tiedot
Jäsen- ja läsnäolorekisteri (kaikki Kilven Kuoroyhdistys ry:n jäsenet)
- nimi
- yhteystiedot
- ääniala
- suoritetut / myönnetyt merkit Kilven Kuorossa
- mahdollinen tehtävä Kilven Kuorossa
- maksuviite
- syntymävuosi
- kuoroon liittymisvuosi
- tiedot läsnäolokausista
- maksutapahtumat
Palkka- ja palkkiorekisteri (palkan/palkkion saajat)
- Nimi
- Henkilötunnus
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Verotuskunta
- Veroprosentti
- Nimike
- Tilinumero
- Palkkatiedot
- Veronumero
- Työsuhteen alkamispäivä
Ostolaskujen henkilörekisteri (henkilöt, joille kuoro tekee maksusuorituksia)
- Nimi
- Yhteystiedot
- Pankkitili
Markkinointirekisteri (henkilöt, joille kuoro lähettää markkinointipostia)
- Nimi
- Yhteystieto (sähköpostiosoite)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
- Jäseniltä tai muilta rekisteriin merkityiltä saadut tiedot
- Omassa toiminnassa syntyneet tai kerätyt tiedot
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kilven Kuoro on Suomen Laulajain ja Soittajain Liitto r.y:n (Sulasol) jäsen. Jäsenrekisteritietoja luovutetaan säännönmukaisesti Sulasolin jäsenrekisteriin (katso Sulasolin rekisteri- ja tietosuojaseloste: https://sulasol.fi/jasenille/rekisteri-ja-tietosuojaseloste/). Rekisterin tietoja ei muutoin luovuteta säännönmukaisesti yhdistyksen ulkopuolelle.
Palkka- ja palkkiorekisterin tietoja luovutetaan veroviranomaisille, eläkevakuutusyhtiöille ja tarvittaessa muille viranomaisille.
Minkään rekisterin tietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterien tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään normaalia huolellisuutta ja varovaisuutta noudattaen lukitussa tilassa.
B. ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tietokoneelle talletettujen tietojen suojaamisessa noudatetaan yleisiä käytäntöjä ATK-pohjaisten järjestelmien tietoturvasta. Tietokoneella olevia tietoja käytetään henkilön käyttäjäroolin mukaiset käyttöoikeudet antavilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat henkilötiedot siten kuin henkilötietolain 26–28 §:issä on säädetty.
Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tulee esittää omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Tarkastuksen kohteena olevat tiedot annetaan pyynnöstä kirjallisesti ja mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Rekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan rekisteröidyn pyynnöstä siten kuin henkilötietolain 29 §:ssä on säädetty.
Tiedon korjaamista pyytävän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti ja osoitettava rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.